Le rapport de bilan logopédique dans le canton de Vaud : rubriques, délais et envoi

Dans le canton de Vaud, la logopédiste indépendante conventionnée (LIC) rédige un rapport à la fin de chaque bilan, sur le modèle de la DPPLS (Direction psychologie, psychomotricité, logopédie en milieu scolaire). Le responsable régional PPLS décide de la suite sur la base de ce rapport et du préavis du logopédiste régional.

Pour la désignation et les factures, voyez notre guide pour facturer la logopédie dans le canton de Vaud.

En bref

• un bilan compte cinq séances au plus, et la rédaction du rapport est comprise dans leur tarif
• le rapport part au service PPLS de la région avec la facture du bilan
• pour poursuivre le suivi, le rapport de renouvellement se dépose au plus tard un mois avant la fin de la désignation

Quand rédiger un rapport ?

Le bilan réunit l’entretien initial avec les parents, les séances d’évaluation et l’entretien de restitution, en cinq séances au plus de 30, 45 ou 60 minutes. Il est payé quelles que soient ses conclusions (convention, art. 29). À son terme, vous rédigez le rapport : vos observations, l’examen clinique, votre compréhension de la situation et la suite que vous proposez.

Un suivi compte trois sortes de rapports :

• le rapport de bilan, au début
• un rapport de renouvellement, chaque fois qu’une nouvelle prestation vous paraît nécessaire
• le rapport de fin de prise en charge, quand le suivi s’arrête

Que contient le modèle de rapport de bilan ?

Le modèle Word de la DPPLS se remplit dans cet ordre :

• Données administratives : le patient (nom, prénom, date de naissance, localité, niveau scolaire), le service PPLS, vos coordonnées et le nombre d’années depuis le début de la prise en charge
• Données anamnestiques : anamnèse du trouble et demande, parcours scolaire, informations familiales, informations médicales
• Autres aides prévues ou en cours : sur le plan pédagogique (enseignement spécialisé, procédure d’évaluation standardisée, mesures renforcées), puis médical, socio-éducatif ou autre
• Quatre domaines : communication, langage oral, apprentissages et facteurs associés, chacun avec vos observations cliniques, vos résultats métriques et l’entrave
• Facteurs environnementaux significatifs : facilitateurs et obstacles
• Diagnostic : le code de chaque trouble dans le catalogue des troubles en logopédie et, pour les cinq troubles qui en ont une, sa sévérité si elle est connue
• Décision de financement LAMal, si le trouble relève de la logopédie médicale : joignez-en la copie
• Conclusion
• Proposition de suite : une demande de nouvelle prestation, ou un bilan sans suite avec son motif

Une demande de nouvelle prestation précise les objectifs thérapeutiques, la prestation, le nombre et la durée des séances, et les dates de début et de fin. Pour un bilan sans suite, vous choisissez le motif dans une liste, par exemple un renvoi vers une structure d’aide externe ou le retrait de la demande.

La DPPLS met ses modèles à jour : vérifiez que vous avez la dernière version.

Comment envoyer le rapport ?

Le rapport part avec la facture du bilan : une seule facture individuelle pour toutes ses séances (consignes de facturation).

Le canton propose pour cela un formulaire en ligne, « Prise en charge LIC : transmission d’informations ». Choisissez « Transmission de rapport », puis joignez :

• le rapport
• la facture liée au rapport, obligatoire
• en annexe, les résultats des tests normés et les rapports médicaux utiles à la demande

Nommez chaque fichier par le nom du patient, l’initiale de son prénom, la date du rapport ou de la facture (JJMMAA) et le type, par exemple RochatJ_100224_bilan, RochatJ_100224_renouv ou DupuisS_130225_fact.

Que se passe-t-il après l’envoi ?

Le logopédiste régional étudie le rapport et peut vous contacter avant de rédiger son préavis. Si vos avis divergent, le logopédiste cantonal tranche. Le responsable régional décide alors de la prestation et de la LIC qui la réalise, en principe vous.

Vous informez ensuite les parents de la prestation décidée et de ses motifs. Avec leur accord, vous transmettez aux enseignants, au médecin ou aux autres intervenants ce qui est utile au projet d’aide (convention, art. 13).

Le rapport de renouvellement

Si une nouvelle prestation vous paraît nécessaire, déposez la demande de renouvellement au plus tard un mois avant la fin de la désignation (convention, art. 14). Une désignation échue ne se prolonge pas (FAQ de la DPPLS) : un dépôt tardif peut interrompre la prise en charge.

Le rapport de renouvellement reprend la plupart des rubriques du bilan. Ce qui change :

• l’anamnèse, seulement s’il y a du nouveau
• l’évaluation des objectifs précédents, à la place des quatre domaines
• la confirmation ou la réévaluation du diagnostic

Il se facture CHF 50.-, sur une facture individuelle envoyée avec lui (convention, art. 35 ; consignes de facturation).

Quand la prise en charge s’arrête

La prestation prend fin à l’échéance de la désignation, quand l’objectif est atteint ou quand il s’avère inatteignable (convention, art. 14). Un rapport de fin de prise en charge, la « synthèse de fin de prestation » de la convention, en informe le responsable régional avec la suite que vous proposez. Vous clôturez le dossier avec ce rapport dans les trois mois qui suivent la fin de la dernière désignation, puis vous gardez le dossier 10 ans après la dernière prestation (convention, art. 20).

Le même formulaire en ligne prévoit ce cas, « Annonce de fin de prise en charge LIC » : date de fin, date de la dernière séance, motif et précisions.

Les délais à retenir

Toutes les prestations d’une année se facturent au plus tard le 10 janvier suivant (convention, art. 27).

Rédiger vos rapports avec Docti

Docti, logiciel de gestion de cabinet pour les logopédistes, prépare vos rapports sur le modèle de la DPPLS :

• l’IA de Docti pré-rédige les observations et la conclusion à partir de vos notes de séance et des tests et rapports médicaux joints au bilan ; vous relisez et signez
• Docti remplit le modèle de la DPPLS, en Word et en PDF, et nomme le fichier comme le demande le canton
• la facture du bilan sort en PDF et en Excel, au format de la DPPLS
• le formulaire de transmission s’ouvre déjà rempli pour la région, le patient et vous : il reste à joindre le rapport et la facture
• Docti vous rappelle le rapport de renouvellement deux mois avant la fin de la désignation, soit un mois avant le délai

Tout est calculé en Suisse, chez Infomaniak.

Questions fréquentes

Sources

Prochaine étape

Vous voulez voir vos rapports pré-rédigés sur le modèle de la DPPLS ? Demandez une démonstration de Docti.