Changer de logiciel de cabinet de physiothérapie : la checklist suisse

Changer de logiciel de cabinet se prépare en six étapes, de la définition du besoin aux premiers jours sur le nouvel outil. La protection des données patient s’évalue dès le choix de la solution, pas au moment de l’import.

En bref

• définissez ce que le nouveau logiciel doit résoudre

• exigez un test de migration vérifiable avant de fixer la date de bascule

• contrôlez les accès, la traçabilité, les sauvegardes et les responsabilités

• faites tester les tâches quotidiennes par les personnes qui les font

• prévoyez un responsable, une date de contrôle et une solution de repli

1. Définir pourquoi le cabinet veut changer

Formulez trois à cinq résultats attendus : « un outil plus moderne » ne permet pas de comparer des solutions. Ils peuvent porter sur la facturation, le suivi des prescriptions et des séances, l’agenda et l’équipe, l’accès au contexte du patient ou les informations pour la fiduciaire. Pour chacun, notez la situation actuelle, le résultat souhaité et la façon de le vérifier en démonstration.

2. Inventorier les données avant la démonstration

L’inventaire évite de découvrir trop tard qu’une information ne s’exporte pas ou ne se reprend pas.

Faites le premier test avec des données fictives ou anonymisées. Aucun fichier partagé ni capture ne doit contenir de donnée patient identifiable.

3. Vérifier la protection des données patient

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence rappelle que « les dossiers médicaux et paramédicaux contiennent de nombreuses données sensibles », et cite la relation entre un patient et son physiothérapeute. Demandez au fournisseur :

• où les données et leurs sauvegardes sont traitées

• qui peut y accéder, avec quels rôles, et comment les accès sensibles sont tracés

• quels sous-traitants interviennent

• comment un export, une correction ou une suppression est géré

• qui est responsable en cas d’incident

Un hébergement en Suisse est une information utile, mais il ne remplace pas l’examen des accès, du contrat et des mesures de sécurité.

4. Exiger un test de migration contrôlable

Une promesse de migration ne suffit pas : demandez un test, avec un périmètre, une date et des critères de réussite.

• Exporter un petit jeu de données représentatif et anonymisé

• Lister ce qui sera importé, transformé, archivé ou ressaisi

• Importer dans un environnement de test, puis comparer les volumes, les montants et quelques dossiers types

• Noter chaque écart, sa cause et la personne qui le corrige

• Valider le résultat avant de planifier la bascule

Demandez aussi ce qui se passe en cas d’échec : les données d’origine restent-elles accessibles, qui rétablit la situation, et en combien de temps ?

5. Tester les tâches quotidiennes avec l’équipe

Une démonstration guidée ne prouve pas que le logiciel convient au cabinet. Faites jouer à l’équipe un scénario proche du travail réel : créer un patient fictif, planifier un rendez-vous, rattacher une prescription, documenter une séance, préparer une facture et retrouver son statut. Ajoutez les situations qui causent aujourd’hui le plus d’erreurs ou de saisie manuelle.

6. Préparer la bascule et les premiers jours

Désignez une personne responsable de la bascule : elle coordonne le fournisseur, l’équipe et les contrôles. Prévoyez au minimum :

• une date de fin de saisie dans l’ancien système et un export final conservé

• les utilisateurs, leurs droits et une courte formation par rôle

• un contrôle des données et de la facturation après l’import

• un canal de support et un point d’équipe après le premier jour et la première semaine

Les questions à poser au fournisseur

• Quelles données reprenez-vous exactement, et lesquelles restent exclues ?

• Pouvez-vous montrer un import test avec nos propres exports ?

• Comment vérifions-nous que l’import est complet et correct ?

• Où les données et les sauvegardes sont-elles traitées, et qui y accède ?

• Quel accompagnement est prévu avant et après la bascule ?

• Comment récupérons-nous nos données si nous changeons à nouveau de solution ?

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour changer de logiciel de cabinet ?

Cela dépend du volume et de la qualité des données, des formats d’export, du périmètre repris et du temps de validation de l’équipe. Demandez un planning fondé sur un export réel et un test, plutôt qu’un délai générique.

Faut-il migrer tout l’historique ?

Pas forcément. Distinguez les données utiles au travail courant, celles qui doivent rester consultables et les archives à conserver à part, en tenant compte des obligations du cabinet.

Comment comparer deux logiciels de physiothérapie ?

Avec les mêmes scénarios, les mêmes questions et les mêmes preuves pour chaque solution. Comparez les tâches critiques, la migration, la sécurité, l’accompagnement et la récupération des données, pas la liste des fonctions.

Vous quittez ePhysio ?

Si votre cabinet travaille avec ePhysio, la reprise de vos données vers Docti est comprise dans le prix des formules payantes. Elle lit vos données ePhysio sans rien y modifier et se termine par un rapport qui compare ce qui a été lu et ce qui a été repris. C’est vous qui validez le résultat avant de fixer la date de bascule.

Préparer une démonstration utile

Venez avec vos objectifs, vos formats d’export et trois scénarios critiques : nous préparons la démonstration de Docti sur le fonctionnement réel de votre cabinet.

Pour savoir ce que l’administratif vous coûte chaque mois en séances, essayez notre calculateur de temps administratif.

Sources

• PFPDT : Données patient et communication, consulté le 30.09.2026

• PFPDT : Sécurité de l’information, consulté le 30.09.2026

• Office fédéral de la cybersécurité : Protection de base, protégez votre entreprise ou votre autorité, consulté le 30.09.2026

• Office fédéral de la cybersécurité : Cybersécurité dans le secteur de la santé, recommandations, consulté le 30.09.2026